Manual de uso — Syntryx POS

Guía para quienes atienden la caja y administran el negocio. No necesitas Internet para vender.

0. Instalar o actualizar

1. Descarga SyntryxPOS-Setup-<versión>.exe y ábrelo.
2. Si Windows muestra "Windows protegió su PC", pulsa Más información → Ejecutar de todas formas. Pasa porque el instalador todavía no tiene firma digital.
3. Pulsa Siguiente hasta Finalizar. No pide permisos de administrador ni instala nada más: ni Docker ni otra base de datos.

Actualizaciones automáticas (desde la versión 0.9.3):

1. Cuando hay una versión nueva, aparece Actualizar en la parte baja del menú, con un punto rojo, y arriba un aviso con las novedades.
2. Pulsa Actualizar ahora. El POS descarga la versión, muestra el porcentaje, se cierra y vuelve a abrir solo.
3. Más tarde vuelve a avisar al día siguiente o la próxima vez que abras el POS.
4. Termina o cancela la venta en curso antes de actualizar: con productos en el carrito, el POS no se actualiza.
5. Si la actualización es obligatoria (arreglos de seguridad), solo se puede posponer 3 días.

Actualizar a mano (versiones anteriores a la 0.9.3, o si la automática falla):

• Cierra el POS y ejecuta el instalador de la versión nueva, que se descarga de syntryxsas.com.
• En ambos casos, tus ventas e inventario se conservan: antes de cambiar la base, el programa guarda una copia en Documentos\Syntryx\Copias con el nombre antes-de-actualizar-….

Licencia

• Prueba gratuita: al instalar tienes 15 días para usar todo. Arriba de la pantalla se ve cuántos quedan.
• Con licencia: se compra en syntryxsas.com. Luego, en Sincronización, vincula el equipo con tu cuenta y la licencia llega sola. La tarjeta Licencia muestra el plan y hasta cuándo vale.
• Sin Internet: sigues vendiendo hasta 30 días. La licencia se renueva sola cada vez que hay conexión. Si faltan 7 días o menos, verás un aviso.
• Si vence o pasan 30 días sin conexión: el aviso se pone rojo y no se puede abrir caja ni vender. Puedes entrar, consultar ventas e informes, sacar copias y sincronizar lo pendiente. Tus datos no se bloquean ni se borran.
• Plan de un solo usuario: no permite crear cajeros. Para más usuarios o más equipos, cambia al plan por equipos.
• No atrases la fecha del computador: el programa lo detecta y deja de vender hasta que la corrijas o te conectes.

Desinstalar (Configuración de Windows → Aplicaciones) quita el programa, pero no borra las ventas, el inventario ni las copias.

1. Primer arranque

Lo hace el administrador una sola vez.

1. Abre Syntryx POS.
2. Escribe el nombre del negocio, el NIT (opcional) y el tipo de negocio. Según el tipo, se cargan categorías habituales.
   • Correo (opcional, recomendado): si lo escribes y hay Internet, se crea tu cuenta gratis en la nube y te llega un correo para crear la contraseña. Con ella ves tus ventas en la web y, al comprar tu plan con ese correo, conservas todo. Sin Internet, déjalo vacío y créala después en app.syntryxsas.com/registro.
3. Escribe tu nombre, un usuario y un PIN de 4 a 8 dígitos.
4. Guarda el código de recuperación que aparece. Anótalo fuera del computador: no se vuelve a mostrar y es la única forma de recuperar tu PIN.

2. Dejarlo listo para vender

Todo esto está en Ajustes y lo hace el administrador.

3. Productos

Uno por uno

1. Ve a Productos → Nuevo producto.
2. Escribe el código y el nombre. Si tiene código de barras, escanéalo en su campo.
3. Elige categoría y unidad. Si no existe, créala con el botón +.
4. Escribe la cantidad que tienes hoy y el costo por unidad, sin impuesto.
5. Elige el impuesto y escribe la ganancia %. El precio de venta se calcula solo; puedes cambiarlo a mano.
6. Pulsa Guardar.

Con costo $10.000, IVA 19 % y ganancia 30 %, el precio es $15.470.

Cambiar el precio o el costo

Abre el producto, cambia el precio o el costo y pulsa Guardar. Desde ese momento las ventas nuevas usan el valor nuevo.

Las ventas anteriores no cambian: cada venta guarda el precio y el costo con que se hizo. Por eso los cierres, los informes y la ganancia de semanas pasadas siguen cuadrando.

Al abrir un producto, abajo aparece su Historial de precios: cada cambio con la fecha, el precio y el costo de antes y de después, quién lo hizo y si fue a mano o por importación. El historial no se puede editar ni borrar, y solo lo ve el administrador porque muestra el costo.

Muchos a la vez, desde Excel

1. Ve a Inventario → Importar Excel → Descargar plantilla.
2. Llena la hoja Productos. La hoja Instrucciones explica cada columna.
3. Guarda el archivo, pulsa Elegir archivo y revisa la vista previa.
4. Si todo está bien, pulsa Confirmar importación. Si hay un error, corrige el archivo y vuelve a elegirlo: no se habrá guardado nada.

Ten en cuenta:

• En un producto que ya existe, la cantidad se suma.
• Para crear solo una categoría, llena únicamente la columna Categoría en esa fila.
• El mismo archivo no se puede importar dos veces.
• Se aceptan .xlsx y .csv. Los PDF de factura todavía no.

Etiquetas con código de barras

Para pegar en cada producto una etiqueta que el lector reconoce en Vender. Lo hace el administrador.

1. En Productos, pulsa Etiquetas en la fila del producto. También puedes ir al menú Etiquetas y buscarlo, o escanear su código.
2. Escribe cuántas etiquetas quieres de cada producto. Puedes armar una lista con varios productos.
3. A la derecha, marca qué lleva la etiqueta: nombre del negocio, logo, nombre del producto, precio, código de barras y el número del código. Quita lo que no quepa.
4. Revisa el tamaño (por defecto 75 × 50 mm), cuántas van por adhesivo (por defecto 2, una arriba y otra abajo, para cortarlo en dos) y elige la impresora de etiquetas. La vista previa muestra cómo sale.
5. Pulsa Imprimir. La configuración queda guardada para la próxima vez.

• El código de barras es el del producto; si no tiene, va su código interno.
• Después de registrar una Entrada en Inventario, aparece Imprimir etiquetas con la cantidad que llegó.
• Usa el controlador de etiquetas, no el de recibos. Con el de recibos las etiquetas salen corridas. En la Jaltech es el 4BARCODE que viene con la impresora: instálalo en el mismo puerto USB y, en sus preferencias, pon papel de 75 × 50 mm de tipo "etiquetas con espacio (gap)". Pon la impresora en modo etiqueta y calibra el sensor como dice su manual.

4. El día a día

Abrir la caja

Ve a Caja, escribe el efectivo inicial y pulsa Abrir caja. El valor es obligatorio; si empiezas sin base, escribe 0. Sin caja abierta no se puede vender.

Vender

1. Ve a Vender y escanea el producto, o escribe su código o nombre y pulsa Enter. Si aparecen varios, muévete por la lista con las flechas ↓ y ↑, o pasa el mouse encima, y pulsa Enter para agregar el marcado; también puedes hacer clic en él. Esc cierra la lista.
2. Si hace falta, cambia la cantidad en la tabla. La × quita un producto.
3. Si vas a dar descuento:
   • A un producto: escríbelo en su columna Dto. %.
   • A toda la venta: usa Descuento a toda la venta, a la derecha. Elige % o $. Por ejemplo, 10 con % rebaja el 10 %, y 5.000 con $ rebaja cinco mil pesos. Debajo del total aparece el subtotal y lo descontado.

   Los dos descuentos se pueden usar juntos: el de la venta se aplica después del de cada producto.

4. Pulsa F2 para cobrar.
5. Elige el tipo de venta:
   • Contado: elige el método de pago. Con Efectivo, escribe lo recibido y el sistema calcula el cambio; vacío se toma como pago exacto. Con tarjeta, transferencia a banco, Nequi o Daviplata, deja el valor vacío si cubre todo el total. Si pagan una parte en efectivo, escribe ambos valores.
   • Crédito: escribe el nombre del cliente. No entra dinero a la caja.
6. Si el cliente da sus datos, abre Datos del cliente: nombre, documento, teléfono y correo. Son opcionales, salvo el nombre en una venta a crédito. Si ya compró antes, al escribir su documento se completan los demás datos. Marca Autoriza recibir promociones por WhatsApp solo si el cliente lo acepta.
7. Si el cliente pide factura electrónica, marca El cliente pide factura electrónica. La casilla solo aparece si tu negocio la tiene activa en la nube, y solo en ventas de contado.
   • Escribe el nombre o la razón social, el documento y el correo; son obligatorios.
   • Si facturas a una empresa, elige NIT y marca Se factura a una empresa.
8. Pulsa Enter para confirmar. Esc vuelve atrás sin vender.

La venta queda guardada en el equipo y el comprobante se imprime solo. Si la impresora falla, la venta no se pierde.

El comprobante muestra por producto la cantidad, el valor bruto (sin IVA y antes del descuento) y el valor total. Si hay descuento, su porcentaje aparece debajo del producto, y en los totales se resta su valor sin IVA. Si hubo descuento a toda la venta, el comprobante lo muestra aparte, con IVA, en la línea Dto. factura. El IVA aparece una sola vez, en los totales. Del cliente solo se imprimen el nombre y el documento; el teléfono y el correo quedan guardados con la venta.

Factura electrónica

La caja no emite la factura: la pide. La factura se emite en la nube cuando el equipo sincroniza, y la DIAN la valida. Después le llega al cliente por correo.

En Ventas, la columna Factura elec. muestra:

• El número de la factura, cuando ya está emitida.
• Pendiente, mientras se emite. Si el equipo no tiene Internet, sigue pendiente.
• Rechazada, si Factus o la DIAN la rechazó. Al seleccionar la venta se ve el motivo. Tu administrador corrige el dato y la reintenta desde la nube.

Mientras diga Pendiente, no le digas al cliente que su factura ya está hecha.

Si devuelves una venta que ya tiene factura electrónica, la nota crédito todavía no se hace sola: hazla en Factus.

Imprimir de nuevo

• Última venta: botón Reimprimir última venta en la pantalla Vender.
• Una venta anterior: Ventas → Reimprimir (solo administrador).

El documento impreso es un comprobante interno, no una factura electrónica.

Cerrar la caja

1. Ve a Caja, cuenta el efectivo y escríbelo en Efectivo contado. Es obligatorio.
2. En Transferencias, tarjeta y otros, revisa el banco, Nequi, Daviplata o el datáfono y escribe en Lo que entró el valor de cada uno. Si no puedes revisarlo ahora, déjalo vacío: quedará como sin verificar. Si entró una transferencia que no se registró en ninguna venta, escríbela también: aparecerá como sobrante.
3. Pulsa Cerrar caja. El sistema te dice qué cuadró, qué faltó o sobró y qué quedó sin verificar.

El crédito aparece aparte porque es dinero por cobrar, no dinero recibido. El administrador puede ver el detalle en Cierres anteriores, seleccionando el cierre.

Si en la caja hubo abonos o devoluciones, aparecen debajo del total de ventas. El efectivo esperado ya los incluye: suma los abonos en efectivo y resta lo devuelto en efectivo.

Devolver o anular una venta

Lo hace el administrador, con la caja abierta, porque el dinero sale de ella.

1. Ve a Ventas y pulsa Devolver en la venta.
2. Escribe cuánto devuelve de cada producto. Para anular la venta completa, deja todas las cantidades como aparecen.
3. Escribe el motivo, que es obligatorio, y elige Se le devuelve en (efectivo, Nequi, etc.).
4. Revisa el mensaje que dice cuánto se devuelve y pulsa Confirmar devolución.

Los productos vuelven al inventario. La venta no se borra: en la columna Estado aparece Devuelta o Dev. parcial, y al seleccionarla se ve qué se devolvió, quién lo hizo y por qué. El valor devuelto es proporcional a lo que pagó el cliente, con su descuento.

No se puede devolver más efectivo del que debería haber en la caja. En una venta a crédito, lo devuelto se descuenta primero de lo que el cliente debe; solo lo que ya había pagado se le entrega.

Cartera: cobrar las ventas a crédito

En Cartera están las ventas a crédito que aún no se han pagado completas, con lo que debe cada una y hace cuántos días se hizo. El cajero también puede verla y recibir abonos.

1. Selecciona la venta.
2. Escribe el Valor del abono o pulsa Paga todo.
3. Elige Cómo paga y pulsa Registrar abono.

El abono entra a la caja abierta. Cuando la deuda llega a cero, la venta sale de la lista. No se calculan intereses, cupos ni estados de cuenta.

5. Inventario

En Inventario, busca y selecciona un producto. Puedes registrar:

• Entrada: llegó mercancía.
• Salida: muestra, daño o pérdida.
• Ajuste: corrige la existencia tras un conteo. Usa -2 para restar y 2 para sumar. Necesita motivo.

El kardex muestra toda la historia del producto. Los movimientos no se borran: un error se corrige con otro movimiento.

Verificar cantidades revisa que la cantidad de cada producto coincida con su historia de entradas, salidas y ventas. No cambia nada y no cuenta lo que hay en el estante. Para eso, haz un conteo físico y corrige con un Ajuste. Si aparece una diferencia, no la corrijas todavía y avisa a soporte: puede significar que la base de datos se alteró.

Avisos de existencias

En Ajustes → Negocio, escribe en Avisar que hay que pedir con estas unidades o menos el límite para todos los productos. Empieza en 5. Con 0 solo se avisa cuando el producto se agota.

• Amarillo, "Bajo": quedan esas unidades o menos.
• Rojo, "Agotado": no queda ninguna.

El color aparece al vender y en Productos, Inventario e Informes. Al terminar una venta, un aviso dice qué productos hay que pedir. El número junto a Informes indica cuántos productos están por pedir; es rojo si alguno está agotado. El cajero lo ve junto a Productos.

5B. Informes

Lo ve el administrador en el menú Informes.

Ventas: elige el periodo y mira el total vendido, el número de ventas, el promedio por venta, las unidades y los descuentos. Las gráficas muestran las ventas por día (por hora si eliges Hoy), por método de pago y los productos más vendidos. Pasa el mouse sobre una columna para ver su valor, o abre Ver como tabla. El total incluye las ventas a crédito, que aparecen como su propio método.

Vendido neto ya resta las devoluciones del periodo. Una devolución resta el día en que se hizo, aunque la venta sea de antes.

Ganancia estimada: lo vendido sin IVA menos el costo que tenía cada producto al venderse. Por eso es importante tener el costo al día en Productos. Las ventas hechas antes de esta versión no tienen costo guardado y no se cuentan; el informe lo advierte. Es una estimación para el negocio, no un dato contable.

Por pedir: lista lo agotado y lo bajo, con lo vendido en los últimos 30 días, para decidir qué pedir primero.

5A. Clientes y promociones

Lo hace el administrador.

Crear una promoción: ve a Promociones → Nueva promoción. Escribe el nombre, el porcentaje y las fechas, y elige los productos o marca Aplica a todos los productos. Mientras esté vigente, la caja aplica el descuento sola y lo muestra en el carrito y en el comprobante.

• Las promociones no se suman: se aplica la de mayor descuento.
• Si el cajero escribe un descuento mayor, se aplica ese; si es menor, se mantiene la promoción.

Enviarla por WhatsApp: pulsa Enviar en la promoción. Aparecen solo los clientes que autorizaron. Pulsa Abrir WhatsApp en cada uno: se abre el chat con el mensaje escrito, lo revisas y pulsas enviar. "Abierto" significa que se abrió el chat, no que el mensaje salió. WhatsApp debe tener una sesión iniciada en este equipo.

WhatsApp automático (necesita Internet y la caja vinculada con la nube):

1. Una sola vez, ve a Promociones → WhatsApp. Lee la advertencia: WhatsApp automático no es un servicio oficial y WhatsApp puede bloquear el número. Si estás de acuerdo, marca la casilla.
2. Pulsa Vincular WhatsApp. En el celular del negocio abre WhatsApp → Dispositivos vinculados → Vincular un dispositivo y escanea el código. Si el código vence, pulsa Vincular WhatsApp otra vez.
3. En la promoción, pulsa Enviar y luego Enviar por WhatsApp. La nube manda un mensaje cada 7 a 8 segundos, solo a clientes que autorizaron y tienen celular. Pulsa Ver avance para ver cuántos van.

• Hay un tope de 250 mensajes al mes por negocio.
• Enviar la misma promoción dos veces el mismo día no repite los mensajes.
• Si desvinculas el WhatsApp (o se desvincula solo), los mensajes pendientes esperan hasta que lo vuelvas a vincular.
• Te recomendamos usar un número dedicado a promociones, no el personal.

Si alguien responde NO: ve a Clientes, búscalo y pulsa Retirar. El sistema no lee las respuestas, así que debes hacerlo tú.

Enviarla por correo: necesita Internet y que la caja esté vinculada con la nube.

1. Una sola vez, configura el correo: Promociones → Correo. Escribe el servidor, el puerto, el usuario, la contraseña y el remitente, pulsa Guardar y luego Probar con tu propio correo.
   • En Gmail: servidor smtp.gmail.com, puerto 587 y una contraseña de aplicación (no la de siempre). Se crea en la cuenta de Google, en Seguridad, con la verificación en dos pasos activa.
   • La contraseña se guarda cifrada en la nube y no se vuelve a mostrar. Escríbela solo si la cambias.
2. En la promoción, pulsa Enviar y luego Enviar por correo. Reciben solo los clientes que autorizaron y tienen correo, una vez por dirección.
3. La nube los envía poco a poco, unos segundos entre uno y otro. Pulsa Ver avance para ver cuántos van.

• Enviar la misma promoción dos veces el mismo día no repite los correos.
• Cada correo trae un enlace para darse de baja. Quien lo usa no vuelve a recibir correos, aunque siga marcado en Clientes.
• Hay un tope de correos al mes por negocio (1.000 si Syntryx no indica otro).
• Para autorizar promociones al cobrar basta el celular o el correo del cliente.

6. Qué puede hacer cada usuario

7. Copia de seguridad

1. Ve a Ajustes → Negocio → Crear copia de seguridad.
2. Pulsa Copiar ruta y pégala en la barra del Explorador de archivos para abrir la carpeta.
3. Copia el archivo más reciente a una memoria USB o a otro equipo. Una copia en el mismo computador no te protege si este se daña.

Para restaurar: cierra el programa y reemplaza el archivo %LOCALAPPDATA%\Syntryx\Pos\syntryx-pos.db por la copia, con ese mismo nombre. La copia no incluye el logo; súbelo de nuevo si hace falta.

8. Si olvidas el PIN

• Administrador: en el inicio de sesión pulsa ¿Olvidaste tu PIN? y usa tu código de recuperación. Recibirás un código nuevo: guárdalo, porque el anterior ya no sirve.
• Cajero: pide al administrador que te asigne uno nuevo en Ajustes → Usuarios.

Tras 5 intentos fallidos, hay que esperar un minuto.

Bloqueo por inactividad

Tras 15 minutos sin usar el programa, la sesión se bloquea y oculta la pantalla. Escribe tu PIN y sigues donde ibas, con la venta en curso intacta. La caja no se cierra.

Si otra persona va a usar la caja, pulsa Cambiar de usuario; eso descarta la venta en curso. Si te vas antes de ese tiempo, pulsa Cerrar sesión. El administrador puede cambiar los minutos en Ajustes → Negocio.

9. Sincronizar con la nube

Es opcional. Necesitas una cuenta en la nube: créala gratis en app.syntryxsas.com/registro (también hay un enlace en la pantalla). Ve a Sincronización, revisa la dirección de la nube (https://api.syntryxsas.com), escribe tu correo y tu contraseña, y pulsa Vincular equipo. Si olvidaste la contraseña, usa ¿Olvidaste tu contraseña? en esa misma pantalla. Las ventas se envían solas cuando hay Internet, sin duplicarse. Esa pantalla muestra las operaciones pendientes, confirmadas, fallidas y rechazadas.

10. Ensayar sin riesgo

Ajustes → Negocio → Cargar catálogo de ejemplo crea 15 productos con precios y existencias inventados, para practicar ventas.

Antes de operar de verdad, empieza con una instalación limpia: los movimientos de prueba no se pueden borrar. Para ello, cierra el programa y borra %LOCALAPPDATA%\Syntryx\Pos\syntryx-pos.db. Esto elimina toda la información de esa base.

11. Limitaciones actuales

• La factura electrónica solo se pide al cobrar y solo en ventas de contado. Las notas crédito se hacen en Factus.
• Las devoluciones y los abonos no imprimen comprobante todavía.
• La cartera se lleva por venta, no por cliente: si un cliente tiene varias ventas a crédito, cada una aparece por separado.
• La caja sigue abierta aunque se apague el equipo, hasta que alguien la cierre.